Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung

Diese Erklärung gibt die Zahnimarkt Trading GmbH, Breslauer Str. 3, 85386 Eching, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“) gegenüber der Praxis ab, für die der Zugang zur Clamora-Plattform eingerichtet wurde (nachfolgend „Kunde“). Sie wird zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag elektronisch angenommen; dies genügt der Textform des § 126b BGB.

Der Kunde erhält eine Kopie dieser Erklärung mit Annahmeprotokoll in seinem Praxiskonto abgelegt. Der Kunde kann diese Kopie verwenden, um gegenüber seiner Zahnärztekammer, einer Aufsichtsbehörde oder im Rahmen einer Praxisbegehung nachzuweisen, dass er den Anbieter als mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet hat.

§ 1 Anlass, Gegenstand und Verhältnis zu den übrigen Unterlagen

1. Der Kunde bindet den Anbieter in seine berufliche Tätigkeit ein, indem er die Clamora-Plattform für die Organisation seiner Praxis nutzt. Dabei ist nicht auszuschließen, dass der Anbieter Kenntnis von Umständen erlangt, die dem Berufsgeheimnis des Kunden unterliegen.
2. Gegenstand dieser Erklärung ist die Verpflichtung des Anbieters zur Geheimhaltung solcher Umstände sowie die Belehrung der hierbei eingesetzten Personen über die strafrechtlichen Folgen einer unbefugten Offenbarung.
3. Mit der Annahme dieser Erklärung verpflichtet der Kunde den Anbieter zur Geheimhaltung im Sinne des § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB. Die Belehrung nach § 4 ist Bestandteil dieser Erklärung; der Anbieter bestätigt mit ihrer Abgabe, sie erhalten und verstanden zu haben. Verpflichtung und Belehrung gelten damit als erteilt.
4. Diese Erklärung tritt neben die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie ersetzt diese nicht und wird durch sie nicht eingeschränkt. Soweit der Auftragsverarbeitungsvertrag geringere Anforderungen an die Geheimhaltung stellt, gilt diese Erklärung vor.
5. Als geschützte Informationen im Sinne dieser Erklärung gelten alle Umstände, die dem Anbieter im Zusammenhang mit der Leistungserbringung bekannt werden und die dem Berufsgeheimnis des Kunden unterliegen, insbesondere Angaben über Patientinnen und Patienten einschließlich der Tatsache, dass eine Person überhaupt Patientin oder Patient des Kunden ist.

§ 2 Schweigepflicht des Kunden und Stellung des Anbieters

1. Dem Anbieter ist bekannt, dass der Kunde und die bei ihm tätigen Berufsträgerinnen und Berufsträger als Zahnärztinnen und Zahnärzte der Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 StGB sowie den Verschwiegenheitspflichten des zahnärztlichen Berufsrechts unterliegen.
2. Der Anbieter wird bei der Erbringung seiner Leistungen als sonstige mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB tätig. Er ist sich bewusst, dass er damit selbst Adressat der Strafnorm des § 203 Abs. 4 StGB ist.
3. Dem Anbieter ist ferner bekannt, dass sich der Kunde nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB seinerseits strafbar machen kann, wenn er nicht dafür Sorge trägt, dass eine von ihm herangezogene mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Diese Erklärung dient auch dazu, dem Kunden die Erfüllung dieser Pflicht zu ermöglichen und nachweisbar zu machen.

§ 3 Verpflichtung zur Geheimhaltung

1. Der Anbieter verpflichtet sich, geschützte Informationen streng vertraulich zu behandeln, sie nicht unbefugt zu offenbaren, nicht an Dritte weiterzugeben und nicht für eigene oder fremde Zwecke zu verwenden.
2. Der Anbieter verschafft sich von geschützten Informationen nur insoweit Kenntnis, als dies zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Einsichtnahme in Inhalte des Kunden findet nicht statt.
3. Der Anbieter verwendet geschützte Informationen ausschließlich zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen und nur, soweit dies hierfür erforderlich ist. Eine Nutzung für eigene Zwecke, insbesondere zu Analyse-, Werbe- oder Vertriebszwecken oder zum Training von Modellen der künstlichen Intelligenz, findet nicht statt.
4. Der Anbieter macht Unterlagen, Schriftstücke, Abschriften, Ablichtungen, Daten und sonstige Informationsträger, die geschützte Informationen enthalten, unbefugten Personen innerhalb und außerhalb seines Unternehmens nicht zugänglich. Kopien und Auszüge fertigt er nur an, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist, und bewahrt sie nicht länger auf, als dieser Zweck es verlangt.
5. Die Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob die Informationen dem Anbieter absichtlich, versehentlich oder durch technische Verarbeitung bekannt geworden sind, und unabhängig davon, ob sie als vertraulich gekennzeichnet sind.
6. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zeitlich unbegrenzt fort.
7. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gibt der Anbieter Informationsträger mit geschützten Informationen an den Kunden heraus oder löscht sie nach Maßgabe des § 10 des Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Geheimhaltungspflicht nach Ziffer 6 bleibt hiervon unberührt.

§ 4 Belehrung über die Strafbarkeit

Der Anbieter ist darüber belehrt worden und belehrt seinerseits alle von ihm eingesetzten Personen darüber, dass die unbefugte Offenbarung eines fremden Geheimnisses, das einer mitwirkenden Person im Zusammenhang mit der Tätigkeit für eine schweigepflichtige Person bekannt geworden ist, nach § 203 Abs. 4 Satz 1 StGB mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft wird. Diese eigene Strafbarkeit der mitwirkenden Person besteht seit der Änderung des § 203 StGB durch das Gesetz vom 30. Oktober 2017, in Kraft getreten am 9. November 2017.

1. Die Belehrung erfasst ausdrücklich auch die fahrlässig ermöglichte Offenbarung durch unzureichende Sicherung, durch Weitergabe von Zugangsdaten sowie durch die Nutzung nicht freigegebener Systeme und Dienste.
2. Der Anbieter weist darauf hin, dass neben der Strafbarkeit zivilrechtliche Ansprüche und aufsichtsrechtliche Folgen treten können und dass eine Verletzung dieser Erklärung eine schwerwiegende Vertragsverletzung darstellt.
3. Die Belehrung wird gegenüber jeder eingesetzten Person vor Aufnahme der Tätigkeit erteilt und dokumentiert. Die Dokumentation wird für die Dauer der Tätigkeit und drei Jahre darüber hinaus aufbewahrt.
4. Der Anbieter ist ferner darüber belehrt, dass er sich nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB auch dann strafbar macht, wenn er sich einer weiteren mitwirkenden Person bedient und nicht dafür Sorge trägt, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet wird. Die §§ 5 und 6 setzen diese Pflicht um.

§ 5 Verpflichtung der eingesetzten Personen

1. Der Anbieter verpflichtet alle Personen, die im Rahmen der Leistungserbringung Zugang zu geschützten Informationen erhalten können, vor Aufnahme ihrer Tätigkeit in Textform zur Geheimhaltung nach Maßgabe dieser Erklärung und belehrt sie nach § 4.
2. Dies gilt für Geschäftsführung, Beschäftigte, Auszubildende, Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer, freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Personen, die Wartungs-, Administrations-, Entwicklungs- oder Supportaufgaben wahrnehmen.
3. Die Verpflichtung der eingesetzten Personen besteht nach dem Ende ihrer Tätigkeit für den Anbieter fort. Der Anbieter weist die Personen bei Beendigung erneut hierauf hin.
4. Der Anbieter beschränkt den Kreis der Personen mit Zugriffsmöglichkeit auf das für den Betrieb der Plattform erforderliche Maß und überprüft diesen Kreis regelmäßig.

§ 6 Heranziehung weiterer mitwirkender Personen

1. Der Anbieter zieht zur Erbringung seiner Leistungen weitere mitwirkende Personen heran, insbesondere Anbieter von Rechenzentrums-, Datenbank-, Modell- und Kommunikationsdiensten. Diese sind in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrages abschließend aufgeführt.
2. Der Kunde erteilt hiermit die nach § 203 Abs. 3 Satz 3 StGB erforderliche Einwilligung in die Heranziehung der in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrages aufgeführten mitwirkenden Personen im Umfang der dort angegebenen Leistung.
3. Der Anbieter verpflichtet jede weitere mitwirkende Person vor ihrem Einsatz in Textform zur Geheimhaltung nach Maßgabe dieser Erklärung und belehrt sie über die Strafbarkeit nach § 203 Abs. 4 StGB. Er stellt sicher, dass diese Personen ihre eigenen Beschäftigten entsprechend verpflichten.
4. Der Anbieter zieht keine weitere mitwirkende Person hinzu, ohne den Kunden zuvor nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrages zu informieren. Widerspricht der Kunde der Heranziehung aus einem wichtigen, auf das Berufsgeheimnis bezogenen Grund, gilt das Verfahren des Auftragsverarbeitungsvertrages für Unterauftragsverarbeiter entsprechend.
5. Der Anbieter wählt weitere mitwirkende Personen sorgfältig aus, prüft vor der Beauftragung ihre Eignung zur Wahrung des Berufsgeheimnisses und überwacht sie regelmäßig. Die Auswahlprüfung wird dokumentiert und dem Kunden auf Anfrage nachgewiesen.
6. Nebenleistungen ohne Zugriffsmöglichkeit auf geschützte Informationen, etwa Post-, Transport- oder Reinigungsdienste, sind keine mitwirkenden Personen im Sinne dieser Erklärung.

§ 7 Beschränkung des Zugriffs auf das Erforderliche

1. Der Anbieter richtet die Plattform so ein, dass geschützte Informationen nur in dem Umfang verarbeitet werden, der für die vom Kunden angeforderte Funktion erforderlich ist.
2. Der Zugriff von Beschäftigten des Anbieters auf Inhalte des Kunden erfolgt ausschließlich anlassbezogen, insbesondere zur Störungsbehebung auf Anfrage des Kunden, und wird protokolliert.
3. Der Anbieter trifft die zur Wahrung des Berufsgeheimnisses erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrages, insbesondere die mandantenbezogene Zugriffsbeschränkung auf Datenbankebene, die Verschlüsselung übertragener und ruhender Daten sowie den Verzicht auf Inhaltsdaten in Protokollen und Fehlerberichten.

§ 8 Keine Bestimmung für Patienten- und Gesundheitsdaten

1. Die Plattform ist nicht dazu bestimmt, Patientendaten oder Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO zu verarbeiten. Der Kunde ist nach § 5 Ziffer 2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen verpflichtet, solche Daten nicht einzustellen.
2. Diese Erklärung schränkt das Verbot nach Ziffer 1 nicht ein und begründet keine Berechtigung, Patientendaten einzustellen. Sie stellt sicher, dass die Geheimhaltung auch dann gewahrt bleibt, wenn geschützte Informationen entgegen dem Verbot dennoch in die Plattform gelangen.
3. Erlangt der Anbieter Kenntnis davon, dass geschützte Informationen entgegen dem Verbot eingestellt wurden, unterrichtet er den Kunden unverzüglich in Textform und unterstützt ihn bei der Entfernung. Eine Pflicht des Anbieters, die Inhalte des Kunden hierauf zu durchsuchen, besteht nicht und wird durch diese Erklärung nicht begründet.
4. Die Verpflichtungen dieser Erklärung gelten für solche Informationen vom Zeitpunkt ihres Eingangs an unverändert und in vollem Umfang.

§ 9 Auskunftsverlangen Dritter

1. Der Anbieter offenbart geschützte Informationen nicht gegenüber Dritten, auch nicht gegenüber verbundenen Unternehmen.
2. Behördliche, gerichtliche oder sonstige hoheitliche Auskunfts- und Herausgabeverlangen, die geschützte Informationen betreffen, zeigt der Anbieter dem Kunden unverzüglich in Textform an, soweit dies rechtlich zulässig ist. Er weist die verlangende Stelle auf die Schweigepflicht des Kunden hin und macht bestehende Weigerungsrechte geltend.
3. Eine Herausgabe erfolgt nur, soweit sie rechtlich zwingend geboten ist, und beschränkt sich auf den zwingend gebotenen Umfang. Der Anbieter dokumentiert jede Herausgabe und unterrichtet den Kunden darüber, sobald dies zulässig ist.

§ 10 Nachweis, Dokumentation und Kontrolle

1. Der Anbieter weist dem Kunden auf Anfrage in Textform nach, dass die Verpflichtungen nach den §§ 4, 5 und 6 erteilt wurden. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage der verwendeten Verpflichtungs- und Belehrungsmuster sowie durch Bestätigung, dass alle eingesetzten Personen und mitwirkenden Personen hierauf verpflichtet sind.
2. Für weitergehende Kontrollen gilt die Regelung des Auftragsverarbeitungsvertrages über Nachweise und Kontrollrechte entsprechend.
3. Der Anbieter unterrichtet den Kunden unverzüglich in Textform, wenn ihm eine Verletzung dieser Erklärung bekannt wird, und teilt dabei den betroffenen Personenkreis, den Umfang, den Zeitpunkt und die ergriffenen Maßnahmen mit. Die Unterrichtungspflicht besteht neben der Meldepflicht nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 11 Dauer, Nachwirkung und Wechsel des Anbieters

1. Diese Erklärung wird mit der elektronischen Annahme durch den Kunden wirksam. Sie gilt für die Dauer des Vertragsverhältnisses; die Geheimhaltungspflicht nach § 3 und die Pflichten nach § 5 bestehen zeitlich unbegrenzt darüber hinaus fort.
2. Diese Erklärung ist eine höchstpersönliche Verpflichtung des Anbieters. Sie ist nicht übertragbar und geht insbesondere nicht im Wege der Vertragsübernahme nach § 16 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf einen eintretenden Dritten über. Verpflichtung und Belehrung nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB wirken nur gegenüber der Person, der sie erteilt worden sind; ein eintretender Dritter ist eine neue mitwirkende Person und muss deshalb erneut zur Geheimhaltung verpflichtet und nach § 4 belehrt werden.
3. Beabsichtigt der Anbieter eine Vertragsübernahme, legt er dem Kunden mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Übergang in Textform eine eigene Verpflichtungserklärung des eintretenden Dritten vor. Diese muss die Belehrung nach § 4 einschließen und darf das Schutzniveau dieser Erklärung nicht unterschreiten. Der Kunde nimmt sie gesondert an; die Plattform fordert die Annahme wie bei einer neuen Fassung an.
4. Solange der Kunde die Erklärung nach Ziffer 3 nicht angenommen hat, wird die Vertragsübernahme ihm gegenüber nicht wirksam. Der eintretende Dritte erhält bis dahin keinen Zugang zu geschützten Informationen; eine Offenbarung geschützter Informationen an ihn oder eine Übertragung solcher Informationen auf ihn findet nicht statt.
5. Nimmt der Kunde die Erklärung nach Ziffer 3 nicht innerhalb von zwei Wochen ab Zugang an oder widerspricht er der Vertragsübernahme, bleibt der bisherige Anbieter Vertragspartner; im Übrigen gilt § 16 Ziffer 3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechend. Ein Widerspruch nach jener Regelung gilt zugleich als Ablehnung nach dieser Ziffer.
6. Der bisherige Anbieter bleibt für alle bis zum Übergang erlangten geschützten Informationen unbefristet nach dieser Erklärung verpflichtet. Der Übergang befreit ihn weder von der Geheimhaltungspflicht nach § 3 noch von den Pflichten nach den §§ 4 und 5 gegenüber den von ihm eingesetzten Personen.
7. Änderungen und Ergänzungen dieser Erklärung bedürfen der Textform. Eine Änderung, die das Schutzniveau dieser Erklärung senken würde, wird dem Kunden gegenüber nicht wirksam.
8. Sollte eine Bestimmung dieser Erklärung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
9. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Rückfragen zu dieser Erklärung beantwortet der Anbieter unter info@zahnimarkt.com.